Алло, это Дима звОнит

Может ли голосовое сообщение, направленное деловому партнеру или чрезмерное злоупотребление кнопкой CAPS LOCK нанести ущерб успешной карьерной вертикали?

Этикет нового времени и его рациональные правила помогут достичь высшего пилотажа в деловой игре, невнимание к деталям взаимодействия – приведет к печальной участи сбитого летчика.

Современный деловой этикет лишен реверансов и витиеватых ритуалов. Его цель – экономить время и деньги, а главное правило – «мне удобно и со мной удобно».

Известная максима об отсутствии второго шанса произвести первое впечатление сегодня актуальна как никогда. Более того, впечатление недостаточно создать. Его нужно поддерживать.

Репутация и деловые связи – одна из самых дорогих валют наших дней. Парадокс, но в цифровую эпоху люди все больше работают с людьми.

Принцип «ничего личного - просто бизнес» глобально устарел. При прочих равных, для делового партнерства мы выбираем тех, кто нам по-человечески симпатичен.

Реалии времени таковы: мы можем быть деловыми партнерами, никогда не встречаться лично, но находиться в эффективном электронном взаимодействии. Век мессенджеров давно наступил.

Однако переписка исключает паравербальный канал связи, лишая нас возможности интонационно окрашивать свой месседж. И это значимый фактор. В качестве решения, производители смартфонов предлагают нам голосовые сообщения.

В системе координат современного этикета, у голосовых сообщений самая низкостатусная позиция. Раздражение, которое они вызывают у многих – объяснимая реакция. Отправляя «войсы», мы всегда рискуем репутацией человека высокой деловой культуры. Почему? Вспомним правило «мне удобно и со мной удобно». Отправителю удобно – можно создавать сообщения на бегу, экономя время. Однако это псевдо экономия. Неудобно получателю. Тому самому человеку, на котором сэкономили время.

Например, у него может не оказаться возможности прослушать сообщение приватно. Или шумы делают речь неразборчивой. Навигация в голосовых сообщениях невозможна – и это снова потеря времени.

Когда мы создаем текст, он проходит двойную проверку у сознания. Голосовое сообщение как творческий, необработанный речевой поток не несет такого уважения к собеседнику как текст.

Рекомендация, данная в одном из старых русских письмовников актуальна и сейчас: «Первая обязанность пишущего – помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».

Помнить о статусе получателя сообщения – важная задача в век упрощения коммуникаций.

Следуя негласному табелю о рангах, подчиненным отправлять свои «войсы» можно, партнерам – нежелательно, начальству – запрещено. Но, как обычно – везде есть свои нюансы.

Вывод – важно грамотно использовать ресурс голосовых сообщений. Обязательно получив предварительное согласие у собеседника. Только по обоюдной договоренности «войсы» станут эффективным и уместным способом коммуникации.

Какие дополнительные детали ведут к потере ключевых индикаторов делового имиджа?

Приветствие без имени, делающее послание похожим на спам рассылку. Если есть малейший шанс назвать имя человека, то это нужно сделать. Безымянные «Добрый день», «Приветствую», сокращенное «дд» вместо оптимизации времени, наоборот, его съедают. Время уходит на вопросы «Человек не знает как правильно?» или «Это он со мной так неучтив?».

Отложенное изложение сути вопроса. После приветствия в сообщении мы закономерно ожидаем вопрос, энергетически на него настраиваемся, и время между приветствием и самим вопросом для нас потеряно.

«Неживые» формы посланий. Бюрократические обороты и клише, торжественный и отстраненный стиль, анахронизмы в духе «исходя из факта», «вам надлежит», «настоящим уведомляю». Оставьте это судебным приставам. Даже Яндекс станция Алиса разработана как умеющая шутить, и создавать атмосферу контакта.

Еще один значимый нюанс – способность создавать грамотный энергообмен в переписке. В ответ на длинную фазу собеседника не стоит отвечать коротким неопрятным «ок».

Взаимодействуя с партнером в личном или общем чате неуважительно просто давать ссылку на те, или иные материалы без комментариев и сопровождений в стиле «догадайтесь сами».

Важные документы необходимо дублировать в почту, поскольку навигация в мессенджерах дело трудоемкое.

И, наконец, ту самую клавишу Сaps Lock, о которой мы говорили в начале, можно использовать только по прямому назначению. А оно у нее одно – печать заглавных букв и аббревиатур. Во всех остальных случаях это дурной тон. Не повышайте, как говорится, регистр на собеседника. Никому не нравится, когда на него кричат. Вместо нажатия на клавишу просто пишите понятнее, и не надо будет ничего выделять.

Наша способность или, напротив, неспособность взаимодействовать в мессенджерах сообщает собеседнику много дополнительной, а иногда и ненужной, информации о нас самих.

Незнание основ бизнес - этикета в дистанционных формах общения наносит непоправимый ущерб репутации и имиджу, как самого человека, так и компании, которой он служит. Ошибки линейного персонала и менеджеров по продажам могут стать критичными в бизнесе. Клиенты не жалуются, а тихо уходят в «вежливое место, где им рады».

Идти по пути упрощений или сохранять красивые настройки уважения к себе и людям - выбор каждого из нас, равно как и ответственность за последствия этого выбора.

Автор статьи — Оксана Спиваковская, бизнес - психолог, эксперт в области этикета и и репутационных технологий, преподаватель курса «Управленческая имиджелогия» в РАНХиГС, приглашенный эксперт на федеральных каналах ТВ, счастливая женщина, коуч, автор программ о мире VUCA - компетенций.

Преподаватель

Оксана Спиваковская

Дата

16.03.2020

Подпишитесь

Полезные лайфхаки каждую неделю. Подпишись и узнай об этом первым.

Подпишитесь